Koronaepidemian aiheuttamista kokoontumisrajoituksista johtuen vuosikokouksessa noudatetaan poikkeusjärjestelyitä.
KUTSU VUOSIKOKOUKSEEN JA TIEDOTE KOKOUKSEN JÄRJESTÄMISESTÄ POIKKEUSAIKANA
KUTSU VUOSIKOKOUKSEEN
Tampereen Navigaatioseura ry:n vuosikokous pidetään Pajasaaressa ja Microsoft Teams-etäkokouksena tiistaina 23.2.2021 alkaen klo 18.00.
Kokouksessa käsitellään seuran sääntöjen vuosikokoukselle määräämät asiat.
Sääntömääräisten asioiden lisäksi käsitellään hallituksen esitys yhdistyksen ylimääräisen kokouksen pitämisestä viimeistään 30.6.2021 mennessä yhdistyksen sääntöjen mukaisten henkilövalintojen suorittamiseksi. Mikäli hallituksen esitys hyväksytään, erovuoroiset hallituksen jäsenet, erovuoroinen varakommodori ja toiminnantarkastajat jatkavat tehtävissään ylimääräiseen yhdistyksen kokoukseen saakka. Esityksen tarkoituksena on varmistaa jäsenten mahdollisuus suorittaa ehdokasasettelu ja valinnat ottaen huomioon etäkokouksen aiheuttamat rajoitteet, kun ihmiset eivät ole fyysisesti samassa kokoustilassa.
Kokouksen järjestämisessä huomioidaan laki väliaikaisesta poikkeamisesta osakeyhtiölaista, osuuskuntalaista, yhdistyslaista ja eräistä muista yhteisölaeista covid-19 -epidemian leviämisen rajoittamiseksi.
Suosittelemme osallistumista kokoukseen Microsoft Teams -etäyhteydellä. Mikäli se ei ole mahdollista, voi ilmoittautua lähikokoukseen Pajasaaressa. Jäsen voi myös valtuuttaa valtakirjalla asiamiehen edustamaan itseään lähikokouksessa.
Kokoukseen tulee ilmoittautua etukäteen viimeistään 18.2.2021 mennessä. Ilmoittautuneille lähetetään kokousaineisto sähköpostin kautta. Ilmoittautuminen seuran nettisivuilla osoitteessa: www.tans.fi/vuosikokous 2021 tai mikäli sinulla ei ole nettiyhteyttä käytettävissä, soittamalla puh. 050 529 3102. Lyhyet Microsoft Teams opastusvideot löytyvät täältä.
Tervetuloa osallistumaan!
Tampereella 28. päivänä tammikuuta 2021
Tampereen Navigaatioseura ry
Hallitus
TIEDOTE VUOSIKOKOUKSEN JÄRJESTÄMISESTÄ POIKKEUSAIKANA
Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirasto on tehnyt 14.1.2021 päätöksen, jonka mukaan kaikki yli kymmenen hengen yleisötilaisuudet ja yleiset kokoukset sisä- ja ulkotiloissa on kielletty Pirkanmaan sairaanhoitopiirin alueella. Päätös on voimassa 8.2.2021 saakka ja on todennäköistä,
että kokoontumisrajoitus jatkuu tämän jälkeen ainakin helmikuun loppuun asti.
Rekisteröityjen yhdistysten sääntömääräiset kokoukset ovat lähtökohtaisesti yleisötilaisuuksia. Tampereen Navigaatioseuran vuosikokous on seuran sääntöjen mukaan pidettävä helmikuussa. Yleensä seuran vuosikokouksiin osallistuu useita kymmeniä seuran jäseniä. Jotta myös näin poikkeusaikana mahdollisimman moni voi osallistua vuosikokoukseen, käytämme väliaikaisen lain antamia mahdollisuuksia kokouksen järjestämiseksi.
LAKI VÄLIAIKAISESTA POIKKEAMISESTA YHDISTYSLAISTA
Eduskunta on säätänyt lain väliaikaisesta poikkeamisesta osakeyhtiölaista, osuuskuntalaista, yhdistyslaista ja eräistä muista yhteisölaista covid-19 epidemian leviämisen rajoittamiseksi.
Tällä lailla poiketaan väliaikaisesti eräistä yhdistyksen kokouksen järjestämistä koskevista yhdistyslain säännöksistä. Laki on voimassa 3.10.2020 – 30.6.2021 välisen ajan.
Voimassa oleva väliaikainen laki antaa yhdistyslaista ja yhdistyksen säännöistä poiketen hallitukselle mahdollisuuden päättää seuraavista poikkeusjärjestelyistä yhdistyksen kokoukseen:
– Hallitus voi sallia osallistumisen kokoukseen tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen välineen avulla.
– Asiamies voi edustaa yhtä tai useampaa jäsentä kokouksessa, kuitenkin saman asiamiehen edustamien jäsenten yhteenlaskettu äänimäärä on enintään kymmenesosa kokouksessa edustettujen jäsenten yhteenlasketusta äänimäärästä.
– Hallitus voi päättää, että kokoukseen osallistumisen edellytyksenä on ennakkoon ilmoittautuminen määräpäivään mennessä ennen kokousta.
Seuran hallitus on kokouksessaan 28.1.2021 päättänyt edellä mainittuihin lakeihin ja seuran sääntöihin perustuen vuosikokouksen järjestämisestä poikkeusaikana seuraavaa:
– Vuosikokous pidetään 23. pvä helmikuuta klo 18.00 alkaen Pajasaaressa.
– Vuosikokoukseen pääset osallistumaan myös tietokoneen avulla Microsoft Teams- yhteydellä. Toivomme, että jokainen jäsen, jolla on tähän mahdollisuus käyttää Teams -etäyhteyttä.
o Kaikille Teams-kokoukseen ilmoittautuneelle lähetään erillinen sähköposti, joka sisältää linkin, jota kautta pääsee osallistumaan Teams -kokoukseen.
o Sähköposti sisältää tarkemmat ohjeet mm. Teams:n käytöstä.
o Mitään erillistä tietokone-ohjelmaa ei tarvitse asentaa, kannettava-tietokone tai pöytätietokone ja kuulokkeet, jossa on mikrofoni (esim. kännykästä) riittää.
o Mahdolliset äänestykset etäkokouksessa suoritetaan Teams -yhteydellä tai sähköpostilla.
– Pajasaaressa pidettävään lähikokoukseen voi osallistua kahdessa erillisessä tilassa kokousvirkailijoiden lisäksi korkeintaan 15 henkilöä.
o Ainoastaan lähikokoukseen osallistuvat voivat edustaa muita jäseniä valtakirjalla. Valtakirjasta tulee ilmetä valtuutus, valtuutetun nimi, valtakirjan antajan nimi ja allekirjoitus sekä jäsennumero.
– Kokoukseen edellytetään ennakkoilmoittautumista sekä etäkokoukseen, että lähikokoukseen osallistuvilta 18.2.2021 mennessä. Ilmoittautumisohje kokouskutsussa.
– Kokousmateriaalit toimitetaan ilmoittautuneille sähköpostilla ennen kokousta.
Lisäksi huomattavaa kokouskutsussa:
– Hallitus esittää yhdistyksen vuosikokouksen kohdassa 17§, että yhdistyksen sääntöjen mukaisten henkilövalintojen suorittamiseksi kokous päättää pitää yhdistyksen ylimääräisen kokouksen viimeistään 30.6.2021 mennessä.
– Esityksen tarkoituksena on varmistaa jäsenten mahdollisuus suorittaa ehdokasasettelu ja valinnat ottaen huomioon etäkokouksen aiheuttamat rajoitteet, kun ihmiset eivät ole fyysisesti samassa kokoustilassa.
– Mikäli voimassa olevat yleisötilaisuuksien kokoontumisrajoitukset antavat mahdollisuuden, ylimääräinen yhdistyksen kokous järjestetään kokonaan lähikokouksena.
– Mikäli hallituksen esitys hyväksytään, erovuoroiset hallituksen jäsenet, erovuoroinen varakommodori ja toiminnantarkastajat jatkavat tehtävissään yhdistyksen ylimääräiseen kokoukseen saakka.
Ilmoittaudu vuosikokoukseen tästä linkistä
